Companies House WebFiling Nedir?

İngiltere’de şirket kuran veya mevcut şirketini yöneten girişimciler için Companies House WebFiling, şirket belgelerini çevrim içi olarak sunmanın en güvenli ve pratik yollarından biridir. Özellikle yurtdışından İngiltere şirketi yönetenler için WebFiling, hem zaman hem de maliyet avantajı sağlar. Ancak her şirket bu sistemi kullanamaz ve bazı teknik ve hukuki sınırlar bulunmaktadır.

Bu rehberde WebFiling’in ne olduğu, kimlerin kullanabildiği, hangi belgelerin gönderilebildiği, sistemin sınırları ve neden tercih edilmesi gerektiği detaylı şekilde ele alınmaktadır. Ayrıca Amazon satıcıları, e-ticaret girişimcileri ve yabancı ortaklı şirketler için kritik noktalara da değinilecektir.

Companies House WebFiling Nedir?

Companies House WebFiling, İngiltere’de kayıtlı şirketlerin ve LLP’lerin (Limited Liability Partnership) resmi belgelerini dijital ortamda Companies House’a sunmalarını sağlayan çevrim içi bir sistemdir. İlk olarak, bu sistem manuel evrak gönderiminin yerine geçmek üzere geliştirilmiştir. Böylece hem şirketler hem de devlet kurumu için süreçler hızlanmıştır.

WebFiling üzerinden; confirmation statement, director değişiklikleri, adres güncellemeleri, sermaye bildirimleri ve belirli hesap türleri gönderilebilir. Ancak, her belge türü WebFiling’e uygun değildir. Bu nedenle sisteme girmeden önce hangi belgelerin desteklendiğini bilmek önemlidir.

Ayrıca WebFiling, Companies Act 2006 kapsamında yetkilendirilmiş bir sistemdir. Yani bu platform üzerinden gönderilen belgeler hukuki olarak geçerlidir. Bu nedenle, özellikle yurtdışında yaşayan şirket sahipleri için vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.

WebFiling’i Kimler Kullanabilir?

WebFiling sistemini kullanabilmek için şirketin veya LLP’nin geçerli bir company number’a sahip olması gerekir. Ancak her company number WebFiling için uygun değildir. Bu noktada Companies House belirli ön ekleri kabul etmektedir.

Uygun Şirket Numarası Ön Ekleri

• NI – Kuzey İrlanda şirketleri
• RO – Registered Overseas Office
• SC – İskoçya şirketleri
• OC, SO, NC – Limited Liability Partnership (LLP)

Örneğin, şirket numarası yalnızca rakamlardan oluşuyorsa veya yukarıdaki ön eklerden birine sahipse WebFiling kullanılabilir. Ancak Community Interest Company (CIC) ve LLP’ler yıllık hesaplarını WebFiling üzerinden gönderemez.

Bununla birlikte, WebFiling’e erişim için Authentication Code gereklidir. Bu kod, el yazısı imzanın dijital karşılığıdır ve yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından bilinir.

WebFiling Sisteminin Hukuki ve Teknik Sınırları

Her ne kadar WebFiling pratik bir sistem olsa da belirli hukuki ve teknik sınırları bulunmaktadır. Öncelikle, tasfiye edilmiş, kapatılmış veya dönüştürülmüş şirketler WebFiling kullanamaz. Bu şirketler için manuel veya farklı dijital kanallar gereklidir.

Özellikle confirmation statement gönderiminde ciddi kısıtlamalar vardır. Bu nedenle büyük ortaklık yapısına sahip şirketlerin dikkatli olması gerekir.

Confirmation Statement Kullanılamayan Durumlar

• 1.000’den fazla hissedarı olan şirketler
• Bağlı ortaklık listesi sunması gereken şirketler
• Aynı hisse sınıfında farklı sermaye detayları olan şirketler
• Farklı para biriminde sermaye yapısına sahip şirketler

Ayrıca sistem sınırları da oldukça nettir. Örneğin, en fazla 1.000 hissedar tanımlanabilir ve nominal hisse değeri belirli basamakları aşamaz. Bu nedenle karmaşık sermaye yapısına sahip şirketler için WebFiling uygun olmayabilir.

WebFiling Neden Tercih Edilmelidir?

WebFiling kullanmanın birçok avantajı vardır. İlk olarak, sistem oldukça güvenlidir. İki faktörlü kimlik doğrulama ve SSL şifreleme sayesinde veriler üst düzeyde korunur. Bu nedenle şirket bilgileri üçüncü kişilerin erişimine karşı güvence altındadır.

İkinci olarak, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Posta veya kargo masrafları ortadan kalkar. Ayrıca formlar çoğu zaman önceden doldurulmuş olarak gelir. Bu da hata riskini azaltır.

Üçüncü olarak, Companies House gönderilen belgelerin alındığını 3 saat içinde e-posta ile bildirir. Ardından genellikle 2 iş günü içinde kabul veya red bilgisi paylaşılır. Red durumunda gerekçe açıkça belirtilir.

Belgeler Nasıl “İmzalanır”?

WebFiling sisteminde belgeler fiziksel olarak imzalanmaz. Bunun yerine Authentication Code kullanılır. Bu kod, hukuki olarak imza yerine geçer. Dolayısıyla kodun gizliliği son derece önemlidir.

Authentication Code yalnızca Companies House, şirket veya yetkilendirilmiş temsilciler tarafından bilinir. Bu nedenle, kodun üçüncü kişilerle paylaşılması şirket güvenliği açısından risklidir.

WebFiling Güvenli mi?

Companies House, WebFiling sistemi için yüksek güvenlik standartları uygular. Sistem, 128-bit SSL protokolü kullanır. Bu teknoloji, internet tarayıcıları için standart kabul edilen bir şifreleme yöntemidir.

Ayrıca veriler, Data Protection Act kapsamında korunur. Bu nedenle, WebFiling üzerinden gönderilen bilgiler devlet standartlarına uygun şekilde saklanır.

Yıllık Hesaplar WebFiling Üzerinden Gönderilebilir mi?

Evet, ancak sınırlı durumlarda. WebFiling ile yalnızca belirli hesap türleri gönderilebilir. Bunlar arasında dormant company accounts (AA02) ve audit exempt hesaplar yer alır.

Gönderilen hesapların, yönetim kurulu tarafından onaylanmış ve imzalanmış hesapların birebir kopyası olması gerekir. Aksi halde red riski oluşur.

Toplu İşlemler İçin WebFiling Uygun mu?

WebFiling, tekil işlemler için tasarlanmıştır. Her işlem ayrı ayrı girilir. Bu nedenle çok sayıda belge gönderimi yapılacaksa Software Filing Service tercih edilmelidir.

Özellikle muhasebe ofisleri ve formation agent’lar için Software Filing daha ölçeklenebilir bir çözümdür.