İngiltere’de Kurulu Şirketler İçin Onay Beyanı (confirmation statement) hakkında bilmeniz gerekenler

Birleşik Krallık’ta şirket kurmak tek seferlik bir işlem değildir. Şirket kurulduktan sonra da Companies House’a karşı devam eden yasal yükümlülükler bulunur. Bu yükümlülüklerin en önemlilerinden biri İngiltere onay beyanı, yani Confirmation Statement’tir. Birçok girişimci bu beyanı yıllık hesaplarla karıştırır. Ancak onay beyanı tamamen farklı bir amaca hizmet eder. İngiltere’de şirket kurulumu sonrası her yıl onay beyanı verilmelidir.

İlk olarak 30 Haziran 2016 tarihinde yürürlüğe giren onay beyanı, eski yıllık beyannamenin (annual return) yerini almıştır. Formatı sadeleştirilmiş olsa da amacı aynıdır: Companies House’ta kayıtlı şirket bilgilerinin belirli bir tarihte doğru olduğunu teyit etmek. Bu nedenle şirket faal olmasa bile, her şirket bu bildirimi vermek zorundadır.

Bu rehberde; İngiltere onay beyanı nedir, kimler vermekle yükümlüdür, hangi bilgileri kapsar, son tarihler nasıl hesaplanır ve verilmezse ne olur gibi sorulara net ve güncel cevaplar bulacaksınız.

İngiltere Onay Beyanı (Confirmation Statement) Nedir?

İngiltere onay beyanı, Companies House’a sunulan ve şirket bilgilerinin doğruluğunu teyit eden yıllık bir bildiridir. Resmî adıyla Confirmation Statement (CS01), şirketin o tarihteki yasal ve yapısal durumunun özetidir.

Ancak bu beyan, bir raporlama veya finansal bildirim değildir. Yani şirketin kârı, zararı veya banka hareketleri bu formda yer almaz. Bunun yerine, Companies House kayıtlarında tutulan bilgilerin güncel ve doğru olduğu onaylanır.

Örneğin, son 12 ay içinde şirket bilgilerinizde hiçbir değişiklik olmadıysa, detaylı veri girişi yapmanız gerekmez. Sadece bilgileri kontrol edip doğru olduğunu onaylamanız yeterlidir. Bu nedenle onay beyanı, eski yıllık beyannamelere kıyasla çok daha pratiktir.

Kimler İngiltere Onay Beyanı Vermek Zorundadır?

Birleşik Krallık’ta kayıtlı tüm limited şirketler (LTD) ve limited ortaklıklar (LLP), ticari faaliyeti olsun veya olmasın, onay beyanı vermekle yükümlüdür. Şirketin atıl (dormant) olması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.

Ayrıca, yabancı ortaklı şirketler veya tamamen yurt dışından yönetilen İngiltere şirketleri için de durum aynıdır. Companies House açısından şirketin nereden yönetildiği değil, kayıtlı olup olmadığı önemlidir.

Bu nedenle Amazon UK satıcıları, e-ticaret girişimcileri ve yatırım amaçlı kurulan holding yapıları da her yıl onay beyanı sunmalıdır.

İngiltere’de Onay Beyanının Amacı Nedir?

Onay beyanının temel amacı, Companies House kayıtlarının güncel tutulmasını sağlamaktır. Companies House, şirket bilgilerinin doğruluğunu aktif olarak denetlemez. Bunun yerine, bu sorumluluğu şirket yöneticilerine yükler.

Bu nedenle onay beyanı, “Bu tarihte Companies House’ta kayıtlı bilgiler doğrudur” şeklinde bir yasal taahhüt anlamına gelir. Eğer bilgiler yanlışsa, şirket önce ilgili bilgileri güncellemeli, ardından onay beyanını sunmalıdır.

Ayrıca bu sistem, şirket sicilinin şeffaf ve güvenilir kalmasını sağlar. Bankalar, yatırımcılar ve iş ortakları, Companies House verilerini referans alır. Dolayısıyla yanlış veya güncel olmayan kayıtlar, ticari risk oluşturur.

Onay Beyanı (CS01) Hangi Bilgileri Kapsar?

Onay beyanını tamamlamak için, Companies House’ta kayıtlı belirli bilgilerin kontrol edilmesi ve doğrulanması gerekir. Bu bilgiler şirketin temel yapısını yansıtır.

• Kayıtlı ofis adresi
• SAIL adresi (varsa)
• Yöneticiler, şirket sekreteri veya LLP üyeleri
• Yasal kayıtların tutulduğu adres
• SIC kodları (faaliyet alanları)
• Hissedarların isimleri
• Hisse sınıfları, adetleri ve devir bilgileri
• Sermaye tablosu ve toplam hisse sayısı
• Hisselere ilişkin nominal değerler
• Önemli Kontrole Sahip Kişiler (PSC)
• PSC muafiyet durumu (varsa)

Bu verilerin tamamı, şirketin şeffaflığı ve yasal uygunluğu açısından kritik öneme sahiptir.

Onay Beyanı ile Hangi Değişiklikler Bildirilebilir?

Onay beyanı, yalnızca doğrulama amacı taşımaz. Aynı zamanda bazı değişikliklerin bildirilmesine de imkân tanır. Ancak bu kapsam sınırlıdır.

Onay beyanı üzerinden güncellenebilecek bilgiler şunlardır:

• SIC kodları
• Hissedar bilgileri
• Sermaye tablosu
• Hisselerin alım satım durumu
• PSC muafiyeti

Buna karşılık, yönetici değişiklikleri veya kayıtlı ofis adresi gibi bilgiler ayrı Companies House formlarıyla bildirilmelidir. Bu güncellemeler, onay beyanından önce veya aynı anda yapılabilir.

İngiltere Onay Beyanı Son Tarihi Nasıl Hesaplanır?

Her şirketin bir “inceleme dönemi” bulunur. Bu dönem, şirketin kuruluş tarihinde veya önceki onay beyanının açıklama tarihinde başlar. İnceleme süresi genellikle 12 aydır.

Bu sürenin bitiminden itibaren 14 gün içinde onay beyanı sunulmalıdır. Yani fiilen yılda bir kez, ancak belirli bir tarih aralığında işlem yapılır.

Son tarih kaçırıldığında sistem otomatik ceza kesmez. Ancak bu durum şirketi ciddi risklerle karşı karşıya bırakır.

Onay Beyanını Kim Vermekle Sorumludur?

Onay beyanının sunulmasından nihai olarak şirket yöneticileri sorumludur. Bu görev bir şirket sekreterine devredilmiş olsa bile, yasal sorumluluk yöneticilerde kalır.

LLP’lerde ise bu sorumluluk atanmış üyelere aittir. “Bilmiyordum” veya “muhasebecim yapacaktı” gibi gerekçeler, hukuki sorumluluğu ortadan kaldırmaz.

Onay Beyanı Verilmezse Ne Olur?

Onay beyanı verilmemesi, para cezasından çok daha ciddi sonuçlar doğurabilir. Companies House, şirketin artık faaliyette olmadığını varsayarak sicilden silme süreci başlatabilir.

Bu durumda şirket feshedilir ve tüm varlıkları Kraliyet’e geçer. Ayrıca yöneticiler veya LLP üyeleri hakkında diskalifiye veya kovuşturma süreçleri başlatılabilir.

Bu nedenle onay beyanı, “küçük bir formalite” olarak görülmemelidir.

Bildirecek Değişiklik Yoksa Yine de Onay Beyanı Gerekli mi?

Evet. Bildirecek hiçbir değişiklik olmasa bile, onay beyanı sunulmalıdır. Çünkü bu beyanın asıl amacı, bilgilerin değişmediğini teyit etmektir.

Yani “değişiklik yok” demek, “beyan yok” anlamına gelmez. Aksine, onay beyanının en yaygın kullanım şekli budur.

StartSmart İngiltere’de Şirket Kurulumu ve yönetimi konusunda çözümler sunar. Bu konuda detaylı bilgi için İngiltere’de Şirket sayfasından bilgi alabilirsiniz.